PENGERTIAN SURAT RESMI ATAU SURAT DINAS

PENGERTIAN SURAT RESMI ATAU SURAT DINAS
Di Posting Oleh : INFO PENDIDIKAN
Kategori : EDUCATION Educations

Surat Menyurat Dinas

A.    Pengertian dan Fungsi Surat / surat resmi

1.      Pengertian Surat Dinas / Surat Resmi

Surat adalah merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari satu pihak (perorangan, kelompok, atau organisasi) kepada pihak lain. Apabila surat itu mengandung pesan yang menyangkut kepentingan formal atau dinas, maka surat seperti itu disebut surat dinas atau surat resmi.

Dalam berkomunikasi dengan surat ada beberapa hal yang terlibat di dalamnya, antara lain :

1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat.
2. Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat.
3. Pesan, yaitu isi sirat berupa informasi gagasan, atau perasaan pengirimnya.
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan. 

2.      Fungsi dan Ciri-ciri Surat Dinas atau Surat Resmi

Fungsi surat dari surat antara lain :

a.       Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi kelompok, atau organisasi lain;

b.      Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas;

c.       Bukti tertulis yang otentik yang memiliki kekuatan hokum atau yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan;

d.      Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan; serta

e.       Dokumen historis yang memiliki nilai sejarah, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu. 

Surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.       Menggunakan instrumen yang sesuai, termasuk ke dalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik atau komputer).

b.      Memakai bentuk surat yang standar.

c.       Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.

d.      Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.

e.       Memperhatikan kebersihan dan kerapihan surat. 

B.     Jenis-jenis Surat

Penggolongan surat menurut Bratawidjaya dan Finoza (1991) adalah sebagai berikut :

1.      Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :

a.       Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi.

b.      Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.

c.       Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahan atau badan usaha.

d.      Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

2.      Menurut isinya, dapat dikelompokan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.

3.      Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.       Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.

b.      Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c.       Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

4.      Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

5.      Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

6.      Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimile, serta memo dan nota.

7.      berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

C.    Bahasa Indonesia dalam Surat-menyurat

Secara umum, bahasa surat resmi memiliki ciri berikut :

1.      Bahasa yang jelas, maksudnya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dari maksud penulis surat.

2.      Bahasa yang lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang ingin dikemukakan. Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi padat makna. Pendeknya, langsung dan tidak berbelit-belit.

3.      Bahasa yang santun, yakni bahasa yang dipakai menunjukan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat. Yang harus diingat, kesantunan berbahasa janganlah berlebihan. Pengiriman surat jangan sampai terlalu merendahkan dirinya dan menyanjung sasarannya.

4.      Bahasa yang resmi, yaitu bahasa yang mengikuti kaidah baku bahasa Indonesia. Kebakuan ragam bahasa itu akan tercermin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.

D.    Bentuk Surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat yang ditentukan oleh tata letak atau posisi bagian-bagian surat (Finoza, 1991). Secara umum, bentuk surat terbagi atas bentuk lurus dan bentuk takuk. Bentuk-bentuk lainnya seperti bentuk lurus penuh, setengah lurus, paragraf menggantung, dan bentuk resmi Indonesia hanyalah variasi dari kedua bentuk surat diatas. Bentuk-bentuk tersebut sebenarnya dari bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk takuk adalah model surat Eropa lama, bentuk lurus adalah model Amerika, dan bentuk setengah lurus adalah model Eropa baru (Bratawidjaya, 1991).

Berikut ini beberapa perbedaan model variasi bentuk resmi Indonesia lama dan bentuk resmi Indonesia baru.

Bentuk surat resmi Indonesia lama	Bentuk surat resmi Indonesia baru
a.       Tanggal surat didahului nama tempat	a.       Nama tempat tidak dicantumkan sebelum tanggal surat karena sudah tertera pada kepala surat
b.      Alamat surat ditulis di sebelah kanan	b.      Alamat surat ditulis di sebelah kiri surat
c.       Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, dan nama ditulis diantara dua kurung	c.       Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan, dan nama terang ditulis tanda kurung.

E.     Bagian-bagian Surat dan Kegunaannya

1.      Kepala Surat

Kepala surat ini memudahkan penerima surat mengetahui secara cepat nama dan alamat kantor instansi, organisasi, dan perusahaan yang mengirim surat. Unsur-unsur yang terdapat di dalam kepala surat ialah :

a.       Logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan,

b.      Nama kantor instansi organisasi perusahaan,

c.       Alamat kantor,

d.      Nomor kotak pos (Pos Box) dan kode pos, dan

e.       Nomor telepon dan faksimile (bila ada).

2.      Nomor Surat

Surat dinas mencantumkan nomor dan kode surat. Kecuali, surat yang ditulis oleh perseorangan. Bagi pengirim, nomor surat berguna unruk memudahkan :

a.       Pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat ke luar,

b.      Pencarian surat itu kembali,

c.       Pelacakan jumlah ke luar.

Penulisan nomor atau kode surat di atur sebagai berikut :

a.       Kata Nomor atau No.  Diikuti tanda titik dua.

b.      Garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti oleh spasi.

c.       Setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.

3.      Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat

Tanggal, bulan, dan tahun pengiriman surat harus dicantumkan. Hal ini berfungsi untuk :

a.       Memberi tahu penerima kapan surat itu dikirim,

b.      Memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari penerima surat,

c.       Memudahkan pengarsipan , dan

d.      Menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut.

Dalam menulis waktu pengirim surat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

a.       Tanggal, bulan, dan tahun, harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya, misalnya, 10 Agustus 1996, bukan 10-8-’96. Salah satu kegunaannya adalah untuk menghindari kekeliruan penulisan.

b.      Tanggal dinas tidak perlu didahului dengan nama kota pengirim karena sudah tercantum dalam kepala atau kop surat. Jika surat resmi ditulis perseorangan dengan menggunakan kertas polos atau bergaris (tanpa kop surat), alamat pengirim dituliskan dengan lengkap sebelum tanggal surat.

c.       Pada akhir tanggal, bulan, dan tahun surat, tidak diikuti tanda baca apa pun.

4.      Lampiran

Lampiran atau kadang-kadang disingkat Lamp. adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya jadwal, makalah, brosur, biodata, atau dokumen lainnya.

Dalam menulis lampiran, perhatikan hal-hal berikut ini :

a.       Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat.

b.      Jika tidak ada yang dilampirkan, tulisan Lampiran atau Lamp. tidak perlu dicantumkan. Kalau pun tetap dicantumkan, berikan tanda hubung (-) atau angka nol (0) sesudaah notasi tersebut.

c.       Kata Lampiran atau Lamp. diikuti oleh titik dua. Huruf awal penyebutan isi lampiran ditulis dengan huruf besar, sedangkan huruf lainnya dengan huruf kecil.

5.      Perihal dan Hal

Bagian ini memudahkan penerima surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu.

Dalam menulis hal surat, perhatikan rambu-rambu berikut !

a.       Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat mencerminkan isi sebuah surat.

b.      Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua.

c.       Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital, sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika kata-kata itu bukan merupakan nama.

6.      Alamat (dalam) Surat

Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Alamat dalam ini juga dapat berfungsi sebagai alamat luar untuk surat yang menggunakan sampul jendela.

Dalam menulis alamat surat, perhatikan hal-hal berikut ini !

a.       Alamat surat tidak perlu diawali dengan Kepada, tetapi cukup dituliskan Yth. atau Yang terhormat. Jika diperlukan, kata tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr/Saudara.

b.      Ada kalanya penulis surat tidak tahu secara persis nama yang dituju oleh suratnya. Untuk mengatasi hal itu, gunkanlah alamat yang umum saja, seperti pempinannya.

c.       Penggunaan singkatan u.p ‘untuk perhatian’ (bukan u/p) pada alamat surat dimaksudkan apabila persoalan yang dikemukakan dalam surat berkaitan langsung dengan atau dianggap dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p.

d.      Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun.

Tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap. Alasannya, alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat.

7.      Salam Pembuka

Salam pembuka sebenarnya tidak wajib dalam surat resmi. Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dia mengemukakan persoalannya. Dalam penulisannya, huruf awal kata pertama salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil. Kemudian, setelah salam pembuka diikuti dengan tanda koma.

8.      Isi Surat (Tubuh Surat)

Isi surat atau tubuh surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyatakan persoalan dalam dalam surat tersebut. Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan yang akan dikemukakan, bagian isi merupakan pokok persoalan yang memuat pesan yang dikemukakan atau yang diinginkan penulis dari penerima surat, dan bagian penutup digunakan untuk menyimpulkan atau mempertegas isi surat; mengungkapkan imbauan, harapan, atau keinginan, serta menyampaikan terima kasih (bila diperlukan) penulis surat. Bagian-bagian ini tidak selalu dituliskan dalam bentuk paragraf.   

9.      Salam Penutup

Salam penutup di tempatkan setelah isi (tubuh) surat dan diikuti dengan tanda baca koma. Gunanya untuk menunjukan keakraban atau rasa hormat penulisnya.

10.  Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP bagi surat resmi pemerintah

Sebuah surat resmi atau dinas di Indonesia khususnya, dianggap sah jika ditanda-tangani oleh orang yang namanya tercantum sebagai pengirim surat.pencantuman nama itu karena dia berwenang melakukannya atau karena dia mendapat delegasi wewenang dari atasannya.

11.  Tembusan

Tembusan kadang-kadang juga dituliskan tindasan, c.c.’carbon copy’, atau BBC (blind carbon copy) tembusan buta (hanya untuk keperluan khusus dan bersifat rahasia). Bagian surat ini menunjukan adanya orang atau pihak lain yang menerima surat ini. Jadi, tembusan itu dicantumkan jika ada orang atau ada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat itu. 

12.  Inisial

Dalam surat dinas atau niaga, pada bagian surat yang paling bawah (setelah posisi tembusan) terdapat inisial. Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan atau pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat. Jika sewaktu-waktu diperlukan, orang tersebut akan mudah dicari.